El manejo del archivo físico y digital es un proceso de importancia dentro de las organizaciones dado que soporta otros procesos como los contables, fiscales y legales. A continuación, se indica por cuánto tiempo deben conservarse dichos documentos y se brindan algunas recomendaciones para su archivo.

De acuerdo con el artículo 60 del Código de Comercio, los libros y los papeles de comercio deben conservarse al menos 10 años. Estos papeles comprenden los libros contables, los comprobantes contables, declaraciones tributarias, contratos, correspondencia y cualquier otro documento relacionado con la actividad comercial. El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 precisa que dicho archivo puede realizarse físico, es decir, en papel o a través de medios electrónicos o magnéticos siempre y cuando se garantice la reproducción exacta del documento. En otras palabras, cuando se trata de medios electrónicos se hace relevante que los mismos no sean modificables por lo cual se recomienda escanearlos.

Por su parte, el artículo 632 del Estatuto Tributario, indica que para efectos fiscales deben conservarse por un periodo de 5 años los libros y comprobantes de contabilidad, los medios magnéticos que contengan la información contable, los soportes del pago de las retenciones en la fuente, las declaraciones tributarias presentadas y los recibos de pago correspondientes.

Teniendo en cuenta lo que señala los artículos anteriores, las organizaciones deben conservar al menos 10 años todos los documentos y papeles comerciales.

Es importante que tanto el archivo físico como el digital, cuente con una estructura que permita una consulta sencilla y efectiva. A continuación se sugiere un es esquema básico para la clasificación de dichos documentos:

Cada una de estas clasificaciones debe adaptarse según las especificaciones de cada organización; así como organizarse de manera cronológica para facilitar la consulta.

Fuentes: